| 关于规范组织机构代码电子档案工作的通知 |
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各市、州代码办：
对组织机构代码信息进行电子扫描存档是国家代码中心近年来部署实施的一项具有战略意义的重要工作。经过全省代码战线工作者两年来的艰苦奋战，我省已基本建立了四川省组织机构代码电子档案数据库。
根据国家代码中心09年全国会议精神的有关要求，电子档案工作将作为代码长期的重点工作，并纳入日常业务管理。为进一步规范我省代码电子档案扫描工作，保证我省代码电子档案的质量，请各市、州代码办证机构务必认真按照以下要求执行：
一、电子档案扫描范围要求
（一）对每天新办、变更、换证、信息确认(年检)的档案进行扫描。扫描文件包括：申请表、批准成立文件、法人身份证明文件、经办人身份证明文件等。
（二）对废置的档案进行扫描。扫描文件包括：组织机构代码废置通知单(即废置申请表)、有关部门核准的废置证明或文件、经办人身份证件。
（三）对删除的档案进行扫描。扫描文件包括：单位写的删除申请、经办人身份证明文件。
（四）对迁址的档案进行扫描。扫描文件包括：迁址通知单（含迁入或迁出）、最新的批准成立文件、法定代表人身份证明文件、经办人身份证明文件。
二、电子档案扫描图像质量要求
（一）清晰：图像正文要清晰，要能被识认，不能过黑，也不能过浅。
（二）完整：图像的页面、页脚信息要完整；不能将书面内容残缺或旁边页面信息扫入本页。
（三）单扫：每份文件扫描后是一份图像，不能有两份或两份以上文件扫描在同一张图像中的现象，更不能将不同机构的文件扫描在同一张图像中；但身份证正反面应扫描在同一份图像中。
（四）端正：图像在视窗里保证端正，不能倾斜，更不能扭曲。
（五）黑边宽度：图像四周不能有宽于0.5厘米的黑边。
（六）居中：扫描的页面内容要居中显示。
三、电子档案扫描索引信息要求
（一）机构代码应与申请表上填写信息一致。
（二）机构名称的录入应与批准成立文件上信息一致。
（三）档案类型应与申请表上标注的类型一致。
（四）建档日期应与申请表上填写的数据录入日期一致。
四、电子档案扫描顺序、标识及对应纸质档案要求
五、电子档案上报时间要求 所有办理的代码登记业务在登记结束后的两个工作日内完成档案扫描上报。
最后，省中心每天将对各地扫描的质量进行核查，并不定期进行数据质量通报，年终作为目标考核的重要依据。
注意事项：
1、申请表的信息、索引信息与批准证书和身份证件要求相符，新办、换证、变更、年检等信息应在表上明确勾写注明，填表日期、审核日期、录入日期必须要求正确填写，申请表原则上要求盖单位公章。
2、核准登记机关的注销、撤销文件及法人任命文件根据机构的类型标引，如果是企业的注销、撤销文件及法人任命文件，则标引为企业营业执照；如果是事业单位的注销、撤销文件及法人任命文件，则标引为事业单位法人证书，以此类推。
3、法定代表人与经办人相同时,须扫描两次,形成的图象一张标引为法人身份证明文件,一张标引为经办人身份证明文件。
4、迁入业务形成的档案中，迁址单标引为其它文件；在迁出业务中，如没有填写申请表，就标引为申领表，反之，则标引为其它文件。
（四川代码中心）
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